⇒ CAS D’USAGE CLIENT / TRANSFORMATION ⇐
#Protection des données personnelles #Mise en conformité réglementaire #Transformation du SI #Pilotage de projets complexes
Le principe de limitation des durées de conservation des données personnelles est inscrit dans l’Article 5 et le considérant 39 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le non-respect de ce principe peut entraîner une amende financière pouvant représenter jusqu’à 4% du CA annuel mondial consolidé de l’exercice précédent. Par conséquent, la mise en place de solutions industrielles pour adresser cette exigence devient un impératif pour les organismes d’assurance.
Le projet en réponse à cette exigence est très transversal (impacts multi-activités sur un grand nombre d’applications du SI), complexe et présente les difficultés suivantes :
Dans ce contexte, l’ensemble des filiales d’un bancassureur de premier plan a sollicité notre accompagnement sur un horizon pluriannuel afin de piloter le projet sur un périmètre excluant les données personnelles contenues dans les supports papier.
Notre accompagnement dans le pilotage du projet d’archivage et de suppression des données personnelles a couvert les phases de cadrage et de mise en œuvre.
1. La phase de cadrage
Au cours de cette phase, les consultants du dispositif ont animé des ateliers avec le DPO et ses référents Métiers, une équipe d’experts pour la conception de la solution, les Responsables d’applications pour les estimations de charge et les Directions pour valider la roadmap globale au regard du cadre budgétaire.
Dans le cadre de la formalisation du besoin, nos consultants ont analysé le règlement pour contextualiser sa déclinaison assurantielle. Ils ont permis de synthétiser l’ensemble des cas recensés au niveau des Métiers dans une matrice de règles et ont clarifié les concepts auprès de la DSI.
Dans le cadre de la conception de la solution, nos consultants ont permis de structurer la démarche en ateliers thématiques, de formaliser les principes de fonctionnement de la solution et de cerner les macro-impacts au niveau de l’ensemble des applications concernées.
Dans le cadre de l’évaluation de la charge globale et de la définition de la roadmap, nos consultants ont proposé différents scénarios, accompagné les responsables d’applications dans l’estimation de charges, structuré et formalisé une roadmap pour présenter un dossier de choix en instance décisionnelle.
En termes de pilotage, nos consultants ont mis en place et animé une instance hebdomadaire pour suivre l’avancement de ces travaux, préparé et présenté les supports aux différents comités de validation.
2. La phase de mise en œuvre du projet
Au cours de cette phase, nos consultants ont été amenés à :
L’embarquement des équipes a été un processus continu avec le kick off du projet (plus de 100 personnes) et l’intégration régulière de nouvelles équipes DSI et Métiers selon les releases.
En termes de recette et de conduite du changement, nos consultants ont accompagné les Métiers et la DSI dans la définition de la stratégie de recette et l’appropriation du fonctionnement de la solution. Cet accompagnement a permis d’affiner certaines règles et de lever progressivement l’appréhension vis-à-vis du déclenchement d’un processus irréversible (notamment pour la purge des contrats).
En termes de pilotage, nos consultants ont animé 3 niveaux d’instances. Ils ont fédéré des équipes avec des méthodologies projet différentes (cycle en V et Agile) et ont suivi le périmètre, le budget (avec consommés et projections), les plannings, la qualité des livrables et les risques projets.
Notre maîtrise de la réglementation, notre capacité à préserver une continuité dans l’action et dans le maintien de la connaissance nous ont permis d’accompagner notre client dans la durée sur un sujet à forts enjeux.
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