Les enjeux des outils BI sur le contrôle de gestion

Quels sont les enjeux du contrôle de gestion aujourd’hui ?

Alexandre : « Les enjeux du contrôle vont se situer au niveau des bases de données :
1. C’est-à-dire d’avoir des base de données qui sont fiables et structurées ;
2. De pouvoir les exploiter de manière plus performante ;
3. D’être bien outillé, de réussir sa transformation digitale, c’est-à-dire automatiser les process ;
4. De gagner du temps ;
5. et enfin de pouvoir partager l’information de manière plus simple et plus rapide.

Face à ces enjeux, il existe des outils BI qui vont permettre d’automatiser et d’améliorer les reporting financiers et d’être plus performant. »

Quels sont les impacts de ces outils BI dans l’activité CDG ?

Alexandre : « Les outils BI vont avoir un vrai impact au niveau du contrôle de gestion. On va maintenant avoir une approche base de données ou avant on se basait sur Excel et Visual Basic pour transformer des données brutes.

Il y a toujours ce travail en amont, mais au niveau des mises à jour de données, ça va être plus rapide et on a des process qui sont automatisés.
Au niveau des bases de données, elles sont plus exploitables pour l’analyse et on peut les partager plus facilement.

Enfin on a plus de contraintes de lignes, de colonnes, ou encore, on a cette possibilité de pouvoir croiser des bases de données entre elles.

Donc on est sur une véritable optimisation, puisque on réalise des gains de temps on est capable d’automatiser plus efficacement des process de reporting et enfin on a des bases de données qui sont fiables et exploitables. »

As-tu une anecdote à nous donner sur le sujet ?

Alexandre : « Une anecdote qui s’est passée en mission au sein d’un grand groupe d’assurance, le sujet touchait la remontée de coûts IT vers un outil, une application de contrôle de gestion groupe.

Le client m’a demandé de faire une refonte du process, on partait d’un fichier Excel avec cinquante onglets où les ajustements étaient faits dans des barres de formules, donc ce n’était pas du tout exploitable à l’aide d’un outil BI, en l’occurrence Power BI.

On est reparti de quatre bases de données : deux du contrôle de gestion, une sur les ajustements et une au niveau du mapping vers le nouvel outil et on a réussi à avoir un très gros gain de temps pour faire des mises à jour, une exhaustivité des données, c’est-à-dire pour les ajustements les données qui remontaient et enfin une fiabilité au niveau des coûts remontés. »

Est-ce que tu as 5 conseils pour un CDG qui souhaite se lancer avec des outils BI ?

Alexandre : « Mes conseils pour un contrôleur de gestion qui souhaite se lancer avec des outils BI, ce serait dans un premier temps d’avoir une bonne vision, une vision claire, de son objectif, ça marche mieux avec des process qui sont récurrents.

D’avoir des bases de données qui sont structurées et fiables, qui sont figées pour éviter d’avoir à revenir sur les programmations, d’être rigoureux dans son développement pour éviter des incohérences dans ses résultats.

Et enfin de ne pas négliger la recette, c’est-à-dire de développer le nouvel outil, de regarder les résultats obtenus et de comparer avec l’ancien process. »